プロジェクトの管理から個人の作業管理までいろんな大きさのタスク管理がありますよね。
また、管理方法も様々で、ToDoリストや、かんばん方式を使って管理したり、カレンダーを使ったりなどいろんな方法があるかと思います。
上記の方法はどれもシンプルでわかりやすいため、直感的に誰でもすぐに取り掛かれるというメリットがあるのですが、今回はもう少し詳細に管理できる方法をご紹介します。
それが、WBSとガントチャートを使う方法です。言葉を聞いた事が無いという方でも表をみたらわかるという方もいるかと思います。下の画像がWBSを元に作成したガントチャートです。
いかがでしょうか？こんな感じの表は見たことがありますよね。これが、WBSとガントチャートです。
これだけでは、それぞれどんなものかがわからないかと思うので、詳しく見ていきましょう。
WBSとは
WBSとはWork Breakdown Structureの略です。
文字通り、「作業(work)を分解(breakdown)して構造化(structure)する手法」の事です。
WBSではプロジェクトの作業を大きな区分のタスクから、だんだん細分化して管理します。
具体的に例を見てみましょう。
カレー作りのWBS
カレーを作るというプロジェクトがあったとします。
WBSではカレー作りで発生する作業を細かく分解していきます。
カレー作りの作業を大きく分けると、「準備」、「下ごしらえ」、「調理」に分けられますね。WBSではこのように大きいタスク分けから始まります。しかし、これだけでは具体的に何をすればよいのかがわからないので、もっと分解していきましょう。
では、「準備」を分解するとどうでしょうか？「材料を買う」「家にある材料を出す」「調理器具を出す」に分解できますね。
さらに「材料を買う」を分解していきましょう。「じゃがいも 2個」「にんじん 1本」「玉ねぎ 2個」「カレールウ 1箱」のように分解できます。
最後まで分解すると下の表のようになりますね。今回はあくまでも参考程度に作成しましたが、本来はもっと効果的なbreakdownの分類などもあるので、それはまた別の機会に説明します。
WBSを作る目的
このようにタスクを細分化していくのがWBSです。では、何のためにタスクを細分化するのでしょうか？
これからプロジェクトを進行・管理するにあたり、「どんなタスクがあるのか」「どれくらいのタスクがあるのか」がわからないと何も計画を立てる事ができませんね。
計画を立てるためにプロジェクトの完了までの全作業を漏れなく洗い出すことがWBSの目的です。
WBSを作成するメリット
それではメリットを見ていきましょう。
プロジェクトの全体像を把握できる
どんな作業が発生するのかを確認することができます。そうすることで、今後の段取りが進めやすくなるメリットがあります。
タスクの抜けが起きにくくなる
あらかじめタスクをすべて洗い出しておけば、あとから想定していなかったタスクが発生して混乱するリスクを減らすことができます。
作業工数やスケジュール、予算を見積もりやすくなる
プロジェクトの開始から終了までのタスクをすべて把握できていれば、どのタスクにどれだけの人数が必要で、どの程度の期間が必要なのかなどを見積もることができます。
必要な人材を把握しやすくなる
プロジェクトを進めるうえでどんな作業があるのかがわかれば、どんな人材が必要なのかも明確にしやすくなるため、必要な人材を集めやすくなります。
など、さまざまなメリットが生まれます。
ガントチャートとは
ガントチャートとは、プロジェクトのスケジュールや作業進捗の共有・可視化を目的として使われる縦軸がタスク、横軸がカレンダーの工数管理表の事です。
記載される情報はプロジェクトにより様々です。下の画像のように、単純に担当者と作業期間を示し、今どの段階にあるかを確認するだけの表が基本的な形ではありますが、より有効活用するために進捗率やマイルストーンなどを記載するものもあります。
ガントチャートを作る目的
ガントチャートを作成する目的はタスクとスケジュールの可視化にあります。
いつ、だれが、どんな作業をするのか、次の工程にいつ引き渡す必要があるのかなど、タスクを進めていくための全体像をプロジェクト関係者全員で把握することが可能になります。
ガントチャートを作成するメリット
プロジェクトの計画を可視化する目的で使用しますが、具体的には以下の点でメリットがあります。
工数や担当者・納期を絡めた綿密な計画を立てる事ができる
個々のタスクの責任者に担当者や工数やを調査し、その工数に基づいてスケジュールを組むことができるため、より精度の高い計画を立てる事が可能となります。
細分化された複数のチームが存在していても作業の指針となる
大きなプロジェクトになるほど、さまざまな工程が同時に進み、さらに別のチームに引き渡す場面が増えてきます。その際に同時に進んでいる工程や、次の引き渡し先の事を考える事ができるため、やるべき事が明確になります。
関係者に進捗の状況をわかりやすく伝える事ができる
関係者に現在どの工程を進めているのかを分かりやすく説明できるため、今後の展開を相談しやすくなります。
まとめ
まとめるとWBSはプロジェクトの開始から終了までのタスクを漏れなく洗い出す目的で作成し、ガントチャートはWBSで洗い出したタスクのスケジュールを具体的に可視化する事がわかりましたね。
今回はWBSとガントチャートについての大まかな説明をしてきました。それぞれの作成方法であったり、詳細な活用方法などはまた別の機会に解説しようかと思います。
タスク管理をするうえで便利なフレームワークなのでぜひ使ってみてください。
それではまた。
